Nye bogføringsregler - hvad skal du gøre i 2023?

De nye bogføringsregler er blevet vedtaget af Folketinget. Hvordan sikrer man som erhvervsdrivende virksomhed, at man overholder de nye bogføringsregler?

Det spørgsmål er der mange virksomheder, der stiller sig selv. De nye bogføringsregler betyder f.eks. nye krav, der er allerede er trådt i kraft, og som I skal forholde jer til - nemlig, at I skal have lavet en beskrivelse af jeres virksomheds bogføringsprocedurer. 

De nye bogføringsregler medfører også bestemmelser om, at jeres bogføring i fremtiden skal være digital. De nye krav om digital bogføring og digitale bogføringssystemer træder i kraft i 2024.

Lad os lige starte med at opridse, hvad nye bogføringsregler har medført af nye krav, som mange virksomheder har skullet forholde sig til i 2022, og være klar med 1. januar 2023.

Bogføringstiltag, der skal være på plads fra januar 2023

• De nye bogføringsregler i 2022-bogføringsloven betyder, at mange virksomheder fra den 1. juli 2022 skulle opfylde nye krav omkring afstemning. Disse nye bogføringsregler skal sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af moms, skatter, afgifter og årsrapporter

• De nye bogføringsregler indebærer også, at I udarbejder beskrivelser af jeres bogføringsprocesser

• De nye bogføringsregler betyder desuden, at I skal opbevare flere regnskabsmaterialer i 5 år (definitionen af regnskabsmateriale er udvidet til at omfatte dokumentation for endnu flere oplysninger)

Sådan opfylder I de nye krav til afstemning

Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed hvilke afstemninger, der omfattes af kravet, Men det er et krav, at bogholderiet er ajourført og f.eks. bankkonti er afstemt.

De poster, som I indberetter, skal afstemmes, eller kunne sandsynliggøres på en relevant måde.

Det kan være komplekst, alt efter jeres virksomhedstype, så det er en god ide at få jeres revisor med ind over.

Sådan bliver I klar til at beskrive jeres bogføringsprocedurer

Hvis I endnu ikke har defineret hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for jeres bogføringsprocesser, er dette et godt sted at starte. De ansvarlige personer i virksomheden skal nemlig fremgå af jeres procesbeskrivelse.

Driver I en mindre virksomhed med relativt enkle bogføringsprocesser, er der masser af inspiration og konkret instruktion i den skabelon, som Erhvervsstyrelsen har lavet.

Hvis jeres regnskabsår følger kalenderåret, skal I være klar med en beskrivelse af jeres bogføringsprocesser den 1. januar 2023. (Har du brug for hjælp til dokumentationen, kan du hente Erhvervsstyrelsens skabelon her)

For virksomheder, hvor regnskabsåret ikke følger kalenderen, skal beskrivelserne være tilgængelige ved starten af regnskabsåret.

De nye bogføringsregler omkring beskrivelse af bogføringsprocedurer gælder for alle selskaber samt personligt ejede virksomheder med en årlig nettoomsætning på over 300.000 kr.

Sådan opbevarer I regnskabsmateriale korrekt

Med vedtagelsen af en ny 2022-bogføringslov er der også kommet skrappere bogføringsregler for virksomheder, der f.eks. lejer og leaser, eller som har pantsætninger.

Kravene går ud på, at I skal opbevare alt materiale i forbindelse med leje, leasing eller pantsætning - dvs. beregninger, interne eller eksterne dokumenter, som ligger til grund for oplysningerne i årsrapporten. Gives oplysninger om samfundsansvar i ledelsesberetningen, omfattes disse ligeledes.

Det skal I se på i 2023 og have klart i 2024 (digital bogføring)

De nye krav om digital bogføring indføres fra 1. januar 2024 og frem. Det gør 1. januar 2024 til en vigtig dato for de virksomheder, der har pligt til at indberette årsrapport til Erhvervsstyrelsen.

Det er nemlig datoen, hvor disse virksomheder forventes at skulle bogføre i et digitalt bogføringssystem.

For dem er det derfor vigtigt i 2023 at begynde at se på et digitalt bogføringssystem, der kan gøre dem klar til digital bogføring og digital opbevaring af bilag og andet regnskabsmateriale fra 2024.

De nye bogføringsregler om digital bogføring i 2022-bogføringsloven, betyder, at mange virksomheder fremover skal være sikre på, at de har et digitalt bogføringssystem, der lever op til Erhvervsstyrelsens bestemmelser. 

Det er vigtigt, at du forholder dig til, at Excel-regneark ikke opfylder kravene de nye bogføringsregler.

Det er også en vigtig pointe, at de nye krav ikke automatisk er opfyldt, selvom I har et bogføringssystem. Det er ikke nok blot at indtaste posterne - selve bilagene skal også arkiveres digitalt i systemet.

Undtaget fra reglen er virksomheder, der ikke har pligt til at indberette årsrapport til Erhvervsstyrelsen, og som har haft en årlig nettoomsætning på 300.000 kroner eller mindre to år i træk.

Hvad kan du gøre nu for at blive klar til korrekt digital bogføring?

Erhvervsstyrelsen arbejder fortsat på de konkrete regler for digitale bogføringssystemer. Forventningen er, at der kommer mere konkrete anvisninger fra Erhvervsstyrelsen i starten af 2023.

Men det er vigtigt at gøre noget allerede nu. Ikke mindst, hvis I er omfattet af reglen, og opbevarer bilag m.v. i papirform i ringbind. Hvis det er tilfældet, er det vigtigt at I får anskaffet et digitalt bogføringssystem. De nye bogføringsregler stiller krav til, at I skal bruge et digitalt økonomisystem til bogføring.

Det bogføringssystem, I bruger i dag, eller anskaffer, skal opfylde en række nye regler og standarder, for at være i overensstemmelse med kravene til digitale bogføringssystemer. 

Med et lovligt digitalt bogføringssystem kan I undgå de højere bøder og andre sanktioner, som er på vej som en konsekvens af de nye bogføringsregler og krav om bl.a. digital bogføring.

Erhvervsstyrelsen forventer, at kravet om brug af digitale bogføringssystemer træder i kraft i 2024. Men selvom der er lidt tid til, er det vigtigt for jer allerede nu at se på hvordan I bliver klar.

Vi kan hjælpe jer med at opfylde kravene til digitale bogføringssystemer

Hos Inventio.IT har vi hjulpet mange kunder med at skifte fra et ældre økonomisystem til Microsoft Dynamics 365 Business Central i Microsofts eller vores egen sky.

Business Central er et digitalt bogføringssystem, som passer både til mindre og mellemstore virksomheder.

Vi har udviklet en app, SMARTbilag, der i samspil med Business Central gør det nemt for jer at bogføre korrekt, registrere transaktioner digitalt og få løst udfordringen med digital opbevaring. Med Business Central og SMARTbilag får du en køreklar, billig abonnementsbaseret løsning.

Det fungerer sådan, at dine indkomne bilag automatisk bliver aflæst, valideret og arkiveret korrekt i forhold til de nye krav til digitale bogføringssystemer i 2022-bogføringsloven.

Når bilagsposten bogføres i Business Central, tilknyttes bilaget automatisk til posten, og vil blive vist for dig eller jeres revisor med et klik på posten. Dermed opfylder du kravene i den nye bogføringslov om digital opbevaring af bilag og digital sikkerhedskopi.

Selvom I først skal være klar til kravene til digitale bogføringssystemer i 2024, er det vigtigt at starte i god tid. De nye bogføringsregler kan betyde, at I enten er nødt til at opdatere eller måske helt udskifte jeres økonomisystem for at kunne bogføre korrekt.

Et digitalt bogføringssystem som Business Central - vil ud over at sikre jer et lovligt system - også give jer store effektivitetsgevinster. Det bliver ganske enkelt lettere for jer at holde styr på virksomhedens bilag, indtægter, udgifter, moms, udeståender osv.

Det unikke ved Microsoft Dynamics 365 Business Central

Ud over at være et bogføringssystem, giver det også mulighed for at optimere jeres processer på tværs af hele virksomheden.

Alle funktioner i Business Central virker sammen fra starten, så I kan skabe smidige data-flows på tværs af f.eks. salg, lager, indkøb, produktion m.v.

Det betyder, at du med Business Central både kan lave et regnskab og styre hele virksomhede. Det sætter jer i stand til at erstatte isolerede systemer og isolerede data med integrerede og mere effektive processer.

Integrationen mellem alle funktionerne betyder også, at I nemt kan få bragt data derhen, hvor jeres medarbejdere har brug for dem via deres smartphones, tablets eller laptops.

Microsoft Dynamics 365 Business Central er resultatet af Microsofts vision om at skabe en fuldt integreret, digital forretningsløsning, så data fra et modul nemt kan bruges sammen med andre Microsoft-produkter.

Der er f.eks. fuld integration mellem Business Central og f.eks. Office programmerne Word og Excel, samt Outlook, Teams, OneNote, SharePoint m.v.

En 100% cloud-baseret løsning som Business Central kræver erfaring med både Microsoft Dynamics ERP-systemer og skyen. Derfor kommer du længst med en samarbejdspartner, der kan dokumentere dybe og brede kompetencer med begge dele - en partner som Inventio.IT.

Fakta om ny bogføringslov 2022

Hvem har vedtaget de nye bogføringsregler og hvornår?

Bogføringsloven 2022 er vedtaget af Folketinget den 1. juli 2020. Loven er en del af den såkaldte økonomiske moderniseringspakke, som har til formål at modernisere og forenkle reglerne for bogføring og regnskabsaflæggelse.

Hvad er formålet med vedtagelsen af den nye 2022-bogføringslov?

Den nye bogføringslov har til formål at gøre det lettere for virksomheder at overholde deres bogførings- og rapporteringskrav.

Det betyder, at virksomhederne nu skal følge strengere regler for bogføring, herunder at de skal opbevare deres bogføringsdokumenter i mindst fem år.

Derudover skal virksomhederne også følge strengere regler for rapportering, herunder at de skal digitalisere deres årsregnskaber. Dette vil gøre det lettere for investorer og andre interessenter at få et overblik over virksomhedens økonomiske situation.

1. Den nye bogføringslov træder i kraft i to tempi - den 1. januar 2023 og 2024.

2. Loven skal sikre en ensartet og høj kvalitet i bogføringen.

3. Den nye bogføringslov gælder for alle virksomheder, der er omfattet af regnskabsloven.

4. Loven indfører en række nye krav til bogføringen, herunder krav om dokumentation og kontrol.

5. Der skal udarbejdes en årsrapport, der skal godkendes af en revisor.

6. Det er obligatorisk at følge de regler, der er fastsat i den nye bogføringslov.

7. Det er virksomhedens ansvar at sikre, at bogføringen er i overensstemmelse med loven.

8. Der skal udarbejdes en årsregnskab, der skal godkendes af en revisor.

9. Virksomheder skal følge de regler, der er fastsat i den nye bogføringslov, for at undgå sanktioner

Live webinar om den nye bogføringslov og Business Central

Se hvordan du nemt opnår korrekt digital bogføring i forhold til 2022-bogføringsloven med Business Central og appen SMARTbilag. Tilmeld dig  webinaret

Få uforpligtende ekspert-sparring

Hør hvordan du bliver klar til den nye bogføringslov med Business Central.
Ring 70 26 98 99 eller book sparring