Hvad er projektstyring

Projektstyring handler om succesrigt at få en opgave leveret til rette tid, på budget og i den aftalte kvalitet - uanset om det er internt, eller et projekt I laver for en kunde.

Til forskel fra f.eks. de daglige driftsopgaver, er et projekt en afgrænset opgave, der løber inden for en defineret periode og med et defineret antal deltagere/ressourcer. Projektstyring handler om effektivt - og ikke mindst proaktivt - at styre alle de bevægelige dele, der indgår i en moderne virksomheds projekter. Det kan f.eks. være:

• Igangværende arbejde
• Budgettering
• Løbende kontrol og kvalitetssikring
• Godkendelser
• Fakturastyring

Derudover er det vigtigt, at et projekt kommer godt fra start, og at kunden er tryg ved det, der skal ske, og ved hvornår det skal etc. etc. Det er forskelligt fra projektleder til projektleder, hvordan man griber dette an, men vi har samlet en række tips herunder, som måske kan hjælpe dig i dit næste projekt.

Succesfuld projektstyring kan sammenfattes i otte gode råd.

1. Læg kræfter i at udarbejde en projektplan

Grundlaget for god projektstyring starter med at I får samlet deadlines, planlægge møder og fordele ansvar. I skriver det hele ind i en projektplan - og gør det dermed nemt for dig som projektleder at levere dét overblik, der er alfa og omega for at projektlederen, projektdeltagerne og kunden kan følge med i forløbet.

2. Husk at involvere kunden i din projektplan

Send projektplanen til din kunde. Det giver kunden indblik, og ikke mindst tryghed ved at vide hvordan projektet kommer i mål. Samtidig viser du kunden, hvad der eventuelt skal forberedes fra deres side til jeres møder.

3. Beskriv jeres projekt

Beskriv, hvad opgaven består af - altså de leverancer, som I har dedikeret jer til at levere til kunden. I beskrivelsen af projektet bør også indgå succeskriterier for opgaven, samt en liste over interessenter i kundens virksomhed og hos jer (og hvis relevant, udenfor kundens virksomhed), og kontaktpersoner.

Beskrivelsen bør definere opgaven på en sådan måde, at I kan bruge den til at få kundens accept af, at dette er fremgangsmåden, og til løbende at genopfriske det aftalte for dig selv, kunden og eventuelt nye projektdeltagere, der kommer med ombord.

4. Ager proaktivt i forhold til deadlines

Du bør lave to projektplaner - den du viser kunden og en detaljeret version, hvor der står alt det du skal huske - så du kan gøre det i god tid. Her står f.eks. at du lige skal huske at ringe i uge 6 for at sige at alt kører på skinner for en lovet leverance i uge 7. Det skaber tryghed hos kunden.

5. Lav en brutto to-do liste

Ved projektstart dukker der med garanti nye todo's op. Du vurderer at mange af dem ikke hører hjemme i den egentlige projektplan - så dem smider du ind i en fælles to-do liste. Listen giver alle involverede hos jer overblikket over alle de mindre, men ikke desto mindre vigtige ting, I også skal huske.

6. Uddeleger! Vær projektleder - ikke leverandør

Succesrig projektstyring er også et spørgsmål om at du involverer alle projektdeltagerne, og klart italesætter hvilken rolle de har, og hvilke forventninger der er til dem. Som projektleder er du den, der står ved roret. Det er dig, der skal manøvrere skibet sikkert i havn, uanset hvad. Derfor er det vigtigt, at du kun fokuserer på selve projektstyringen. Ikke på at levere opgaver ind til projektet. Et godt råd er derfor, at du bør uddelegerealt, hvad der ikke har med styringen af projektet at gøre.

7. Tag kundedialogen på telefonen

Projektstyring medfører i sagens natur oceaner af e-mails, der skal besvares. Fra projektdeltagere, kunden, leverandører. Et godt råd er så vidt muligt at bruge smartphonen til at svare.

8. Digitaliser projektstyringsprocesserne

Et digitalt projektstyringsværktøj med fuld integration til økonomisystemet er væsentligt for, at I opnår strammere projektstyring. Med digitalisering over hele linjen opnår i et bedre økonomi- og ressourceoverblik, højere faktureringsgrad og en mere effektiv administration af det hele, fordi I får alt projektrelateret data samlet ét sted.

Men mange projekt- og servicebaserede virksomheder udnytter langt fra deres digitale potentiale. Styringen af projekterne foregår ofte i separate databaser, systemer eller regneark. Tidsregistrering og fakturering foregår i et separat ERP-system. Genkender du udfordringerne?

Inventio.IT har et stærkt bud på hvordan I kan digitalisere projektstyringen
Vi er eksperter i ERP-systemet Microsoft Dynamics 365 Business Central, som indeholder fuldt integrerede projektstyringsværktøjer. 

Læs mere om projekstyring i Business Central

Få uforpligtende sparring