Bogføringsprocedurer i Business Central online - hjælpetekster

Jeres bogføringsprocedurer skal efter vedtagelsen af den nye bogføringslov beskrives. Det betyder, at I fra den 1. juli 2022, skal have lavet et dokument til Erhvervsstyrelsen, der beskriver jeres bogføringsprocedurer. 

Erhvervsstyrelsen har lavet en skabelon med en række punkter, I skal beskrive. Det kan måske være svært for dig at finde ud af, hvad der er op og ned, og hvilke informationer, der skal med.

Derfor har vi lavet nogle tekstforslag, som du nemt kan kopiere, og indsætte i jeres dokument til Erhvervsstyrelsen, hvis du bruger følgende digitale bogføringssystemer: Business Central online, NAVonline og NAV Small Business fra Inventio.IT. 

Vi kan dog kun hjælpe dig med tekster til de punkter, hvor I skal beskrive hvordan vores online bogføringssystemer registrerer, opbevarer og muliggør genfinding af jeres regnskabsmateriale.

Har du øvrige, konkrete bogføringsspørgsmål til den nye 2023-bogføringslov, henviser vi til din revisor.

Bruger du Business Central SaaS i Microsofts sky, er det Microsoft, der står for at opbevare jeres bilag og øvrige regnskabsmateriale. Vi arbejder pt på også at lave tekster til jer, der bruger denne version af løsningen.

Sådan beskriver du jeres bogføringsprocedurer 

Procedure for registrering af transaktioner

Mht. proceduren for hvordan transaktionerne registreres i Business Central online, NAVonline og NAV Small Business, kan I skrive:

"Bogførte poster i vores bogføringssystem, Business Central online/NAV online/NAV Small Business, logges automatisk på brugerniveau, baseret på et unikt bruger-ID. Vores bogføringssystem registrerer således automatisk hvem i virksomheden, der har bogført en hvilken som helst transaktion".

Procedure for opbevaring og fremfinding

Her kan I skrive:

"Vores regnskabsmateriale opbevares i en cloud-baseret Business Central online/NAV online/NAV Small Business, der hostes af Inventio.IT. Vores bogføringssystem har en indbygget funktion til vedhæftning af bilag. Vores system viser desuden automatisk hvilke dokumenter og informationer, der danner grundlag for den enkelte bogføring, og sikrer en fortløbende nummerering af transaktioner. Alt er krypteret via HTTPS."

Betryggende opbevaring

Her kan I skrive:

"Vores regnskabsmateriale opbevares i bogføringssystemet Business Central online/NAV online/NAV Small Business, der driftes i et dansk datacenter placeret i Ballerup og Valby med ISO 27001 certificering. Der foretages backup af vores data en gang dagligt til driftscenteret. Backup går 2 uger tilbage, ugebackup gemmes i 6 uger. Månedsbackup gemmes i op til et år. Backup overføres automatisk til anden lokation. Vores bogføringssystem har adgangskontrol i form af unikke bruger-ID´er, krav om sikkerhedspassword og effektiv kryptering. Alle handlinger i vores bogføringssystem logges automatisk."

Har I Business Central online eller NAV online eller NAV Small Business samt SMARTbilag, kan I skrive:

"Vi bruger bogføringssystemet Business Central/NAV online i kombination med bilagsappen SMARTbilag, der som Inventio.IT´s øvrige apps, er Microsoft-certificeret. Alt driftes i et dansk datacenter placeret i Ballerup og Valby med ISO 27001 certificering. Der foretages backup af vores bogføringsdata en gang dagligt til driftscenteret. Backup går 2 uger tilbage, ugebackup gemmes i 6 uger. Månedsbackup gemmes i op til et år. Backup overføres automatisk til anden lokation. Vores bogføringssystem har adgangskontrol i form af unikke bruger-ID´er, krav om sikkerhedspassword og effektiv kryptering. Alle handlinger i vores bogføringssystem logges automatisk."

Fremfinding af regnskabsmateriale
I denne rubrik kan I skrive:

"Vores bogføringssystem,   Business Central online/NAV online/NAV Small Business, har en indbygget funktion til vedhæftning af bilag. Vores system viser desuden automatisk hvilke dokumenter og informationer, der danner grundlag for den enkelte bogføring. Systemet sikrer desuden en fortløbende nummerering af transaktioner. Alt er krypteret via HTTPS."

Tip: Benytter du vores app SMARTbilag, får du et bogføringssystem, hvor bilaget vises i pdf-format ved blot at klikke på en bogført post. Indlæste bilag kan ikke slettes.

Afstemning af transaktioner
Her har vi et godt tip til dig (hvis du har konkrete bogføringsspørgsmål henviser vi til din revisor).

Tip: Bruger din virksomhed Business Central online eller NAVonline fra Inventio.IT, kan I med vores app SMARTbank automatisere jeres bankafstemning, bankintegration og overførsel af bankposter og betalingsfiler på tværs af banken og Business Central online.

Fakta om dataopbevaring og backup i Business Central online

Hvor gemmes min data?

Data i Business Central online/NAV online/NAV Small Business online gemmes og opbevares i Danmark. Vores driftscentre er placeret i Ballerup og Valby.

Al information, som gemmes i Business Central online/NAV online/NAV Small Business eller SMARTbilag ligger på disse servere. 

Benyttes SMARTbilag sammen med Business Central online eller NAVonline, gemmes alle filer direkte i økonomisystemet, og indgår dermed i vores backup rutine.

Hvor ofte bliver der taget backup?

• Der tages backup hver af hver kunde hver eneste dag.
• Der findes backup af hver dag - 2 uger tilbage. 
• Ugebackup gemmes i 6 uger. 
• Månedsbackup gemmes i op et år.
• Backuppen overføres automatisk til anden lokation.

Beskrivelsen af jeres bogføringsprocesser skal være klar fra januar 2023. Dette er blot et af trinene i gennemførelsen af den nye bogføringslov - næste trin handler om godkendelse af de digitale bogføringssystemer.

Erhvervsstyrelsen forventer at være klar med at godkende de forskellige digitale bogføringssystemer på markedet oktober 2023.

Vi følger udviklingen tæt, og holder løbende vores kunder løbende ajour.