SMARTexpense

Gør jeres bilagshåndtering elektronisk og modtag bilag automatisk

Med digital bilagshåndtering modtager du bilag uden at røre en finger, direkte i vores app SMARTexpense. Slut med print og manuel arkivering. Appen giver dig et samlet overblik over alle modtagne fakturaer i indeværende måned ét sted. Desuden kan du til enhver tid se bilagets status - er det modtaget, under behandling, klar til bogføring, overført til kladde, bogført eller annuleret.

OCR - Automatisk datafangst

Slip for manuel indtastning af fakturainformationer. Lad automatikken gøre det for dig. Så kan du bruge tiden på det, der giver mest værdi. Og skulle der være fejl i OCR data, kan du nemt rette den OCR template der benyttes til den enkelte leverandør

Sæt turbo på godkendelsen

Har I flere fakturagodkendere? Digital eller elektronisk bilagshåndtering med SMARTexpense gør det nemt at skyde genvej til en automatiseret, intelligent godkendelsesproces, som gør det overflødigt at sende bilag frem og tilbage. Du skal blot opsætte regler for hvem der er godkendere, beløbsgrænser og leverandørtyper. SMARTexpense sørger for resten: Dit bilag og dine beskeder til godkenderne sendes ud til de rette personer i den rette rækkefølge. SMARTexpense holder også styr på, om mailen åbnes og bilaget godkendes. Og hvad skal du gøre som bogholderen? Intet. Udover at glæde dig over, at bilaget kommer hurtigere retur fra godkenderen, klar til bogføring.

Nem godkendelse via en browser

Med SMARTexpense sætter du fakturagodkendelsen effektivt i system og speeder processen op. Bilagsgodkendere har altid bilagene lige ved hånden på smartphonen, tabletten eller pc' en. Det gør mange ting meget nemmere for både godkenderne og økonomiafdelingen. Godkenderne kan godkende bilag når og hvor som helst. Jo hurtigere responstid, desto hurtigere bogføring. Og I styrer selv den enkelte godkenders mobile rettigheder. Basale rettigheder giver adgang til at godkende og afvise bilag og lave notater. Med udvidede rettigheder kan godkenderen også angive konteringsforslag til kontoplanen, sager og opgaver, tilføje dimensioner og se kontoplans-oversigter. Fordelene er til at få øje på, uanset om du er bogholder i en virksomhed, eller revisor.

Arbejd smartere med digital bilagshåndtering

Enkle og effektive bilagsprocesser starter med nem oprettelse af kreditorer. Ved at gøre jeres bilagshåndtering digital med appen SMARTexpense, kan du lynhurtigt oprette leverandører, og sikre, at dine leverandører via en unik email nemt og hurtigt kan overføre fakturaer til automatiserede og intelligente workflow i SMARTexpense.

Intelligent kreditorgenkendelse

Når din leverandør sender et bilag til SMARTexpense via sin SMARTexpense email, genkender systemet kreditoren. Du får derfor automatiske konteringsforslag, og får udfyldt teksten på posteringen, f.eks. el-afgift, husleje, rengøring etc. SMARTexpense kan desuden automatisk tilføje dimensioner og projektkoder på fakturaen. Systemet tjekker også, at den opsatte beløbsgrænse for leverandøren overholdes. Så er der kun bogføringen tilbage. Og dén klarer automatikken også for dig.

Få bogført bilag automatisk eller bilag-for-bilag

SMARTexpense giver dig også mulighed for bilag-for-bilag bogføring, hvis du får behov for det. Bilag-for-bilag bogføring kan du udføre direkte fra SMARTexpense - uden at åbne finanskladden i dit Dynamics økonomisystem. Et praktisk bilags-cockpit giver dig adgang til alle data fra finanskladden. I én arbejdsgang kan du hente, eller få hentet (OCR), oplysninger om en kreditorfaktura. F.eks. kreditor, fakturadato, beløb, nummer, konteringsforslag, sag, dimensioner, notater til godkender, eksempelvis "haster". Foretrækker du manuel udsendelse af bilag til første godkender, og vil du gøre det lettere at bogføre godkendte bilag, så er løsningen her. 

Nemt at genfinde bilag

Slip for at lede efter bilag. Klik på en postering, bogført eller ikke-bogført. Så vises en pdf af bilaget inklusive vigtige notater i emailen fra leverandøren. Den hurtige adgang til at se bilag gør det nemt at se bagud i tiden. F.eks. hvis indkøb eller serviceafdelingen får brug for et bestemt bilag som dokumentation. Det gør det også nemmere at kvalitetsikre bilagen. F.eks. hvis du som bogholder eller controller får brug for at sikre, at der findes bilag for alle poster. Glemte vi at sige, at din revisor har gratis adgang til bilag i SMARTexpense, og at det kan spare tid og penge for din virksomhed?