Hvordan optimeres processerne?

ERP-løsninger bygger på Best Practise. Det betyder, at softwaren afspejler en dokumenteret effektiv måde at udføre hver enkelt forretningsproces i en virksomhed eller en bestemt branche. Det handler om at få standardiseret, effektiviseret og automatiseret processerne optimalt.

Virksomheder, der arbejder efter Best Practise processer, er ofte blandt de mest effektive. Hvorfor genopfinde hjulet, når funktionaliteten allerede har bevist sin værdi for hundredvis af andre virksomheder?

Desuden kan procesoptimering baseret på Best Practise processer ofte opnå en langt højere afkastningsgrad (ROI eller Return on Investment). Samtidig får virksomheden placeret ERP-løsningen i den sammenhæng, hvor den hører hjemme: I forretningen.

Hvorfor er Best Practise vigtig i forretningssystemer?

Nogle gange handler en proces grundlæggende om at få modtaget en faktura, og få den overført til økonomisystemet. I det tilfælde skal der defineres, hvor fakturaen skal bogføres, og hvem der er er de rette personer til at godkende.

Det er ikke en stor, kompliceret it-opgave og løsning, vi taler om her. Alligevel skal man gøre sig klart, at der i en fortrinsvist enkel, manuel proces kan være en del fejlkilder, som der skal tages hensyn til, for at man kan skabe et klart og utvetydige workflow.

Best Practise er udtryk for den bedste, mest effektive og fejlminimerende proces i forbindelse med eksempelvis automatisk modtagelse og postering af fakturaer.

ERP og den moderne økonomiafdeling

En professionel og fokuseret styring af en virksomhed kræver, at man kan stole på nøgletallene. Med et ERP-system kan virksomheden opnå et standardiseret, konsistent og præcist datagrundlag. Det rette datagrundlag betyder f.eks., at virksomheden undgår situationer hvor topledelsen, mellemledere og salgsdirektøren medbringer tre forskellige versioner af nøgletallene til vigtige møder, der handler om virksomhedens fremadrettede planer.

En forretningsløsning er med til at løse det stigende behov for, at økonomiafdelinger kan indsamle og analysere data fra hele virksomheden til at skabe indsigt og sparre om analysedrevet strategi for ledelsen. Sideløbende opfylder systemet også behov for at have styr på tallene i forbindelse debit, kredit og måneds- og årsregnskaber.

Indtjening, omkostninger og pengestrømme kan styres effektivt på tværs af alle afdelinger og teams, og det er nemt at få overblik over udviklingen i likviditet og omkostninger. Mange aktiviteter i økonomiafdelingen som f.eks. bankindbetalinger, fakturamodtagelse, abonnementsfakturering og bogføring og rapportering kan automatiseres fuldt ud, så økonomiafdelingen får frigivet tid til også at arbejde indenfor det vækstområde, der ligger i at være sparringspartner for ledelsen.

ERP i marketing og salg

Med digitale værktøjer kan kunderelationerne styrkes og indsatsen fokuseres, så salget potentielt kan lukkes hurtigere. Marketing og salg funktionaliteten i ERP sætter en virksomhed i stand til at få fuldt overblik over kunder, emner, ordrer og pipeline og skabe målrettede kampagner, der performer bedre.

Moderne forretningssystemer tilbyder desuden integration til andre softwareløsninger inden for salg og marketing via API - altså integration, der i forvejen er lavet. Det gør det eksempelvis nemt for virksomheder at komme med på e-handelstoget ved at udvide forretningssystemet med en webshop samt software, der automatisk kan trække opdateret data om priser, lagerstatus m.v. over på e-handelsplatformen.

Andre muligheder er CRM, der giver virksomheden styr på sine kontakter, og mulighed for at gå efter de bedste leads og lave mere målrettede kampagner.

ERP til indkøb

ERP-systemers funktionalitet til styring af indkøb kan optimere indkøbsprocesser og dermed mindske lagerbinding og lageromkostninger gennem automatisering og overvågning af virksomhedens indkøbsprocesser. Indkøberne får automatisk besked, når der mangler varer på lageret.

Det kan speede lageromsætningshastigheden op, og nedbringe lageromkostningerne og giver mulighed for at trimme lageret gennem forecasting af indkøbsbehovet og automatiske indkøbsforslag.

Læg-på-lager processen kan effektiviseres med stregkodescanning, og sporing kan øge leveringssikkerheden. Funktionen til indkøb giver desuden virksomheden et samlet overblik over direkte leveringer og konsignationslagre - ligesom virksomheden får muligheden for at digitalisere samarbejdsprocesserne i forhold til leverandører.

ERP til ordrestyring - salgs- indkøbs- og returordrer

ERP-funktionen til ordrestyring fjerner behovet for manuel indtastning af data, som i forvejen står i systemet, f.eks. rabatter, adresser og firmanavne, når købsordrer oprettes. Ordrefunktionen slår automatisk interne og eksterne varenumre op i databasen og validerer disse, både antal og varens salgspris, samt tjekker eventuelle supplerende varer. Sælger får besked hvis varen ikke er på lager, eller andre afvigelser. Lagerbeholdningen ændres automatisk ved bogføring af beløb salgsordrelinjen.

Virksomheden kan desuden få systemet til automatisk at tjekke om en ordre skal leveres til forskellige leveringsadresser - f.eks. hvis der bestilles flere ordrer i én ordre. Desuden lettes indkøbsordrehåndteringen, fordi alt samles et sted: Indkøbsordrer, købsfakturaer, leverandøradresser, indkøbstransaktioner og lagerbeholdning. Returordrer og returkvitteringer kan også styres bedre, fordi salgsreturordrer kan kædes sammen med erstatningssalgsordrer.

ERP til lager og distribution

Virksomheden kan optimere og integrere processerne i forbindelse med lager og distribution, og dermed reducere spild og fejl. Det er med til at sikre optimal udnyttelse af lagerpladsen, effektive plukkeprocesser og hurtig levering. Desuden kan lager og distribution automatiseres, så brugen af regneark, e-mails og telefonopkald til kunder minimeres.

Vælger virksomheden at anvende stregkodescanning, kan fejl og dermed returvarer reduceres.  Systemet understøtter desuden varenumre på variantniveau og automatisk håndtering af kaos- og bulklager samt fjernlagre. Systemet giver fuldt over varelager pr. lokation og håndterer lagerreguleringer automatisk.

Det øger transparensen på tværs af virksomhedens lagerlokationer, og med styring af lagerzoner og placeringer understøtter ERP korrekt vareopbevaring. Desuden effektiviseres processerne omkring label, faktura- og følgeseddel, transportplanlægning og distribution. Værktøjer til styring af lot- og serienumre og datoer sikrer fuld sporbarhed.
 

ERP til analyse og rapportering

Moderne ERP-systemer tilbyder analyse og rapporteringsværktøjer som en del af standardfunktionaliteten. Ønsker virksomheden flere muligheder, f.eks. for at kunne lave datavisualisering, bør man overveje et system med fuld integration til Business Intelligence software.

BI-software, f.eks. Power BI, gør det nemt at indsamle, analysere og præsentere data, så ledelse og medarbejdere kan tage de rette beslutninger på det rigtige tidspunkt. Ved at udvide systemet med BI, skabes der bedre indblik i alle dele af virksomheden - og virksomheden får dermed mulighed for at udnytte potentialet, der ligger i at være mere datadreven og målstyret.

BI kan omsætte alle typer data i systemet til viden. Ved at bruge virksomhedens salgsdata skabes der f.eks. bedre overblik over kunder og nye muligheder. BI-analyser af varelageret giver bedre overblik over indkøbsbehovet, hvor værdien skabes på lageret, døde varer, vareomsætningshastighed - osv.