Find ud af, hvad et ERP-system koster

Hvad koster et ERP-system? Det er et af de spørgsmål, vi ofte hører fra controllere, projektledere og CEO´er i mellemstore virksomheder.

Faktisk er "hvad koster et ERP-system" et spørgsmål, du ikke kan stille for for tidligt i processen, hvis I overvejer at anskaffe et nyt ERP-system.

Når du er igennem dette blogindlæg, har du fået styr på, hvad der påvirker prisen på et ERP-system, og hvorfor ERP-omkostningerne kan variere fra virksomhed til virksomhed.

Der er 9 hovedområder, der spiller ind. Lad os komme i gang med at se på dem.

1. Hvilke faste komponenter indgår typisk i prisen på et ERP-system?

Typiske faste komponenter, når en mellemstor virksomhed anskaffer Business Central er:

• Indledende kravsanalyse (Fit/Gap) med fokus på jeres individuelle behov

• Workshop, hvor I får et bud på en løsning og en økonomisk prognose

• Abonnement/licens - I betaler en fast månedlig pris pr. bruger. Vælger I Business Central, varierer den månedlige abonnementspris pr. bruger alt efter hvilken funktionspakke I vælger (Business Central Basic, Essentials eller Premium)

2. Variable omkostninger forbundet med anskaffelsen af ERP-systemet

Der kan være ekstra omkostninger forbundet med implementering og vedligeholdelse af et ERP-system. Det kan f.eks. være omkostninger til:

• Datakonvertering *
• Eventuelle tillægsløsninger i form af apps
• Tilpasninger - mængden af tidligere skræddersyede funktioner og behovet for at få dem løftet med over i en ny løsning
• Projektledelse
• Træning og uddannelse
• Konsulenttimer
• Jeres egen projekttid

* Datakonvertering fra e-conomics og C5 til Business Central er gratis, hvis du vælger Business Central i Inventio.IT´s sky.

3. Er det muligt at få rabat på et ERP-system?

Ja, det er muligt at få rabat på et ERP-system som Business Central.

Microsoft kører eksempelvis kampagnerne Bridge to Cloud 2 (udløber 31. december 2024) samt New Migration Promotion (udløber 30. juni 2023), hvor I kan opnå en attraktiv rabat på 40% på systemet i 3 år. 

4. Har I brug for en kravsanalyse, der fastlægger jeres behov?

Automatisering af jeres forretningsprocesser handler om mere end valg af softwareprodukt.

Ligeså vigtigt er det at få styr på, hvordan I får opfyldt jeres behov med digitale forretningsløsninger.

Det kan mellemstore virksomheder med en vis kompleksitet i processerne oftest bedst få afklaret gennem en kravsanalyse, hvor vores konsulenter gennem en tæt dialog med jer, ser på hvordan I arbejder i dag.

Det værdiskabende ved kravsanalysen er, at vi sammen med dig og dine kollegaer sætter os grundigt ind i jeres virksomhed og jeres arbejdsgange, og får sat fokus på jeres individuelle behov.

Vi bruger indsigten til at afklare, hvordan I kan digitalisere jer til at arbejde endnu smartere og mere effektivt fremadrettet.

5. Har I brug for en workshop, hvor løsning og tilbud gennemgås?

Succes i et ERP-projekt - ja, faktisk i alle projekter - kan kun skabes med en god forventningsafstemning og projektafklaring fra start.

Derfor tilbyder vi en workshop, hvor vi - baseret på kravsanalysen - sammen med jer sikrer retning og enighed om projektets omfang.

Værdien af at lave et grundigt stykke forarbejde sammen, er, at vi får fjernet en række risici for, at projektet kommer til at skride i forhold til det oprindelige omfang. 

Ved at købe en workshop som en del af jeres ERP-projekt, får I en grundig uddybning af, hvordan I kan kan skabe de bedste digitale rammer i forhold til jeres krav og behov.

På workshoppen vil I, sammen med vores konsulenter, få gennemgået vores bud på et ERP-løsningsdesign, herunder relevante apps og tilpasninger.

Vi gennemgår, hvordan den foreslåede ERP-løsning vil give jer mulighed for at optimere og effektivisere processerne.

Sammen med præsentationen af løsningsdesignet, får I desuden en økonomisk prognose for hvad den foreslåede ERP-løsning koster.

6. Få styr på hvilke licenser, I har brug for

Licenser til Microsoft Dynamics 365 Business Central er det beløb, som Microsoft opkræver for hver bruger, der skal have adgang til det ERP-system. Licensen afregnes pr. bruger.

I moderne, abonnementsbaserede ERP-systemer som Business Central, er licensen en del af den månedlige abonnementspris, I betaler for at bruge systemet.

Prisen for en licens afhænger af den Business Central funktionspakke, du vælger - Basic, Essentials eller Premium.

De månedlige priser pr. bruger er alt efter funktionspakkens størrelse hhv. 249 kr., 440/569 kr. og 629/669 kr. alt efter om du vælger at have løsningen i vores eller Microsofts sky.

7. Har I brug for projektledelse?

Efter I har fået et bud på en løsning og et tilbud (økonomisk prognose), overtager vores projektafdeling sagen.

Vores projektafdeling allokerer ressourcer til projektledelse, og fastlægger projektformen sammen med jer (iterativ eller vandfald). Projektafdelingen definerer desuden opgaverne: Hvad gør vores udviklere og konsulenter og hvad gør jeres virksomhed?

Derudover etablerer vi en projektstyregruppe, og får sammen med jer defineret en fælles forståelse af, hvornår en opgave er afsluttet. Desuden sørger vi for at der opsættes et testmiljø hos os.

PVores pojektorganisation foretager en afsluttende test før I går live og godkender den nye ERP-løsning.

8. Er der behov for Apps (Extensions)

Et ERP-system som Business Central indeholder masser af funktioner, men ind imellem kan mellemstore virksomheder godt have brug for et ekstra digitalt gear til at effektivisere visse opgaver.

Apps er køreklare, ekstra funktioner, som gør det nemt at tilføje ekstra digital intelligens i form af automatisering af processer. Eksempelvis processer i økonomiafdelingen.

Det kan bl.a. være apps, der automatiserer jeres bilagshåndtering, jeres abonnementsfakturering osv.

Inventio.IT har udviklet en lang række Microsoft-certificerede SMARTapps, der kan købes på abonnement, dvs. en månedlig ydelse, ligesom selve Business Central.

Vores apps er digitale byggeklodser, som du kan bruge til at sammensætte den helt rigtige Business Central online løsning med - og gå i gang med på få minutter.

Med vores apps til Business Central slipper du for udvikling, specialtilretninger og vedligeholdelse. Nogle af vores apps virker både med Business Central i vores og Microsofts sky.

9. Har I mange tilpasninger, der skal flyttes over i det nye ERP-system?

For langt de fleste mellemstore virksomheder er standardfunktionaliteten i Business Central tilstrækkelig, eftersom mange af de funktioner, der tidligere var specialtilretninger, nu er en del af løsningen.

Men der kan være behov for specialtilpasninger i visse mellemstore virksomheder, der beslutter sig for implementering af ERP.

Implementeringen kan i disse tilfælde betyde, at skal udvikles ekstra funktionalitet. Det kan også påvirke prisen for et ERP-system.

Det kan f.eks. være tabeller, felter i softwarens funktioner, der skal sættes anderledes op, eller konfigureres anderledes i forhold til standardopsætningen.

Ønsker I at få løftet specialfunktioner fra en ældre løsning med over i en ny ERP-løsning, gøres dette ved at konvertere funktionen til en såkaldt Extension, der fremadrettet automatisk opdateres i forhold til nye versioner.

(Opgradering af Business Central er i øvrigt, i modsætning til tidligere, ikke en ekstra omkostning, men indeholdt i abonnementet.

Opgraderinger af Business Central foregår helt automatisk, så I altid er på den nyeste version).

10. Konklusion: Hvad er den generelle pris for et ERP-system?

Prisen for et ERP-system er, som det fremgår ovenfor, variere afhængigt af dine virksomhedsbehov og behov for tillægsløsninger (apps) og rådgivning.

Samtidig er det værd at holde sig for øje, at de virksomheder, der har skabt de bedste rammer for succes, også er dem, der bedst forstår at udnytte de nyeste digitale muligheder på tværs af alle processer.

Har I overvejelser om at implementere en ny ERP-løsning? I kan altid gratis, og ganske uforpligtende ringe til os på 70 26 98 99, og få en snak med en af vores konsulenter.

Vil du vide mere om hvad Microsoft Dynamics 365 Business Central koster i hhv. vores og Microsofts sky? Se gældende prisliste