Find ud af, hvad et ERP-system koster

Hvad koster et ERP-system til en mellemstor virksomhed? Det er et af de spørgsmål, vi ofte hører fra controllere, projektledere og CEO´er, der ønsker at optimere processerne - enten på tværs af hele virksomheden, eller i økonomiafdelingen.

Faktisk er "hvad koster et ERP-system" et spørgsmål, du som controller, projektleder og CEO ikke kan stille for tidligt i processen.

Det er vigtigt, hvis du overvejer at implementereen ny ERP-løsning i virksomheden.

Omvendt er svaret på spørgsmålet "Hvad koster et ERP-system" ofte forskelligt fra virksomhed til virksomhed.

Jo mere kompleksitet i jeres processer, og desto flere funktioner I ønsker ud over systemets standardfunktionalitet, jo flere tillægsløsninger (apps) skal der til. Det påvirker prisen på et ERP-system.

I har måske nogle behov, der er helt forskellige fra andres virksomheder. Med andre ord er der en række ting, der kan påvirke, hvad et ERP-system koster.

Herunder finder du nogle af de ting, der er med til at bestemme omkostningerne til at implementere et moderne digitalt forretningssystem.

Et ERP system koster mindre i dag end tidligere

Først en god nyhed.

Prisen på et ERP system ender i dag ofte med at være billigere end tidligere. Prisen på et ERP system er derudover generelt blevet langt mere transparent og overskuelig.

Det skyldes én ting: Cloud - eller skyen.

Men hvordan påvirker skyen prisen på et ERP system sådan helt konkret, tænker du måske?

Det er et relevant spørgsmål.

Besparelsen ved et ERP-system i skyen ligger primært i de omkostninger, du sparer til drift og opgraderinger.

Det skruer på tre vigtige ting, der er med til at ændre på, hvad et ERP system koster:

• I betaler et fast abonnement pr. måned, og undgår store up-front investeringer til servere, netværk m.v.

• I betalerkunfor det det I bruger, og I kan klikke brugere, udvidelser og apps fra og til efter behov.

• ERP i skyen opdateres automatisk for jer.

Hvorfor er prisen for ERP systemer blevet lavere?

Med et ERP system i skyen skal I ikke bruge tid og ressourcer på implementering. Det driftes og vedligeholdes og opgraderes for jer, og deri ligger som nævnt en væsentlig besparelse.

Standardfunktionerne er i dag meget omfattende. Det betyder, at I er dækket virkelig godt ind fra starten. Det betyder også, at det, der tidligere krævede et udviklingsprojekt, ofte er standard i dag.

Vi ser desuden mange virksomheder, der ønsker at optimere på specifikke områder - og de bliver ofte overraskede over, hvor nemt og økonomisk overkommeligt det er blevet med apps. Apps kan forfine og ofte fuldautomatisere ERP systemets processer indenfor regnskab, salg, indkøb, lager m.v.

App-muligheden nedbringer behovet for fordyrende specialtilretninger, kodning og konsulenttimer.

Hvilke komponenter indgår i prisen på et ERP-system?

• Indledende kravsanalyse (Fit/Gap) med fokus på jeres individuelle behov
• Workshop, hvor I får et bud på en løsning og en økonomisk prognose
• Licenser - bestemmes af antallet af brugere i virksomheden - I betaler en licens pr. bruger. Prisen varierer lidt alt efter hvilken funktionspakke I vælger (Business Central Basic, Essentials eller Premium)

Er der variable omkostninger forbundet med implementering og vedligeholdelse af et ERP-system?

Ja, der kan være ekstra omkostninger forbundet med implementering og vedligeholdelse af et ERP-system. Det kan f.eks. være omkostninger til:

• Datakonvertering (i visse tilfælde er det gratis)
• Eventuelle tillægsløsninger i form af apps
• Tilpasninger - mængden af tidligere skræddersyede funktioner i den gamle løsning, og behovet for at få dem løftet med over i en ny løsning
• Projektledelse
• Konsulenttimer
• Træning og uddannelse

Med Inventio.IT som ERP-leverandør, får du en samarbejdspartner, der kan give klarhed og gennemsigtighed omkring omkostningerne.

Er det muligt at få rabat på et ERP-system?

Ja, det er muligt at få rabat på et ERP-system som Business Central. Microsoft kører eksempelvis kampagnerne Bridge to Cloud 2 (udløber 31. december 2024), hvor I kan opnå en attraktiv rabat på 40% på systemet i 3 år.

Lad os se lidt nærmere på de enkelte komponenter, der indgår i ERP-prissætningen

Kravsanalyse, der fastlægger jeres behov

Automatisering af jeres forretningsprocesser handler om mere end valg af softwareprodukt.

Ligeså vigtigt er det at få styr på, hvordan I får opfyldt jeres behov med digitale forretningsløsninger.

Det kan mellemstore virksomheder med en vis kompleksitet i processerne oftest bedst få afklaret gennem en kravsanalyse, hvor vores konsulenter gennem en tæt dialog med jer, ser på hvordan I arbejder i dag.

Det værdiskabende ved kravsanalysen er, at vi sammen med dig og dine kollegaer stiller skarpt på jeres individuelle situation.

Vi bruger indsigten til at afklare, hvordan I kan digitalisere jer til at arbejde endnu smartere og mere effektivt fremadrettet.

Workshop, hvor løsning og tilbud gennemgås

Resultatet af kravsanalysen, hvor vi sætter os grundigt ind i jeres virksomhed og jeres arbejdsgange, er oftest en workshop.

Værdien af at købe en workshop, er at I får en grundig uddybning af, hvordan I kan kan skabe de bedste digitale rammer i forhold til jeres krav og behov.

På workshoppen vil I, sammen med vores konsulenter, få gennemgået vores bud på et ERP-løsningsdesign, herunder relevante apps og tilpasninger.

Vi gennemgår hvordan den foreslåede ERP-løsning vil give jer mulighed for at optimere og effektivisere processerne. Sammen med præsentationen af løsningsdesignet, får I desuden et tilbud i form af en økonomisk prognose for hvad den samlede ERP-løsning koster.

Licenser

Licenser til Microsoft Dynamics 365 Business Central er det beløb, som Microsoft opkræver for hver bruger, der skal have adgang til det ERP-system. Licensen afregnes pr. bruger.

I moderne, abonnementsbaserede ERP-systemer som Business Central, er licensen en del af den månedlige abonnementspris, I betaler for at bruge systemet.

Prisen for en licens afhænger af den Business Central funktionspakke, du vælger - Basic, Essentials eller Premium.

De månedlige priser pr. bruger er alt efter funktionspakkens størrelse hhv. 249 kr., 440/569 kr. og 629/669 kr. alt efter om du vælger at have løsningen i vores eller Microsofts sky.

Projektledelse

Efter I har fået et bud på en løsning og et tilbud (økonomisk prognose), overtager vores projektafdeling sagen.

Der allokeres ressourcer til projektledelse, fastlægges projektform (iterativ eller vandfald), og der defineres opgaver for vores udviklere, konsulenter og jeres virksomhed.

Derudover nedsættes der en projektstyregruppe, og det defineres en fælles forståelse af, hvornår en opgave er afsluttet, ligesom der opsættes testmiljø hos os.

Projektorganisationen foretager en afsluttende test før I går live med jeres nye løsning, og godkender endeligt.

Apps

Et ERP-system som Business Central indeholder masser af funktioner, men ind imellem kan mellemstore virksomheder godt have brug for et ekstra digitalt gear til at effektivisere visse opgaver i Business Central.

Apps er køreklar, ekstra funktionalitet, som gør det nemt at tilføje ekstra digital intelligens i form af automatisering til ERP-systemer som Business Central.

Her hos Inventio.IT har vi udviklet en lang række Microsoft-certificerede SMARTapps, der kan købes på abonnement, dvs. en månedlig ydelse, ligesom selve Business Central.

Eksempelvis automatisk bilagshåndtering med automatiseret aflæsning/scanning og godkendelsesflow. Du kan også få en SMARTapp, der integrerer din Business Central med alle danske pengeinstitutter.

Du kan også få en app, der sætter dig i stand til at få abonnementsfaktureringen klaret på 10 minutter. Og mange, mange flere.

Vores apps er digitale byggeklodser, som du kan bruge til at sammensætte den helt rigtige Business Central online løsning med - og gå i gang med på få minutter.

Med vores apps til Business Central slipper du for udvikling, specialtilretninger og vedligeholdelse. Nogle af vores apps virker både med Business Central i vores og Microsofts sky.

Tilpasninger

For langt de fleste mellemstore virksomheder er standardfunktionaliteten i Business Central tilstrækkelig, eftersom mange af de funktioner, der tidligere var specialtilretninger, nu er en del af løsningen.

Men der kan være behov for specialtilpasninger i visse mellemstore virksomheder, der beslutter sig for implementering af ERP.

Implementeringen kan i disse tilfælde betyde, at skal udvikles ekstra funktionalitet.

Det kan også påvirke prisen for et ERP-system. Det kan f.eks. være tabeller, felter i softwarens funktioner, der skal sættes anderledes op, eller konfigureres anderledes i forhold til standardopsætningen.

Ønsker I at få løftet specialfunktioner fra en ældre løsning med over i en ny ERP-løsning, gøres dette ved at konvertere funktionen til en såkaldt Extension, der fremadrettet automatisk opdateres i forhold til nye versioner.

(Opgradering af Business Central er i øvrigt, i modsætning til tidligere, ikke en ekstra omkostning, men indeholdt i abonnementet.

Opgraderinger af Business Central foregår helt automatisk, så I altid er på den nyeste version).

Konklusion: Hvad er den generelle pris for et ERP-system?

Prisen for et ERP-system er, som det fremgår ovenfor, afhængigt af dine virksomhedsbehov og behov for tillægsløsninger (apps) og rådgivning.

Samtidig er det værd at holde sig for øje, at de virksomheder, der har skabt de bedste rammer for succes, også er dem, der bedst forstår at udnytte de nyeste digitale muligheder på tværs af alle processer.

Har I overvejelser om at implementere en ny ERP-løsning? I kan altid gratis, og ganske uforpligtende ringe til os på 70 26 98 99, og få en snak med en af vores konsulenter.

Se gældende prisliste