Brugervejledning til
SMARTbilag

• Klik på Aktiviteter ved flisen til SMARTbilag
• Vælg Opsætning

På opsætningssiden gør du sådan her:

• Ved "StandardBilagsstatus" vælger du bilagsstatus for nye bilag

• Ved "Status Klar tillades kun gennem Webgodkendelse" kan du aktivere knappen, hvis et bilag KUN skal bogføres og overføres til finanskladden, hvis de er godkendt via webgodkendelse.

• Ved "PDF visning af bilag" vælger du enten Bilag eller Bilag + email. Vælger du Bilag + email omdannes emailen til en PDF som flettes i PDF dokumentet. (Dette slår igennem i visningen i webgodkendelsen.)

• Rykker interval (dage) - her kan du angive, hvornår ikke-godkendte godkendelsesmails skal gensendes. Skriver du f.eks. 3 i feltet, sendes der en reminder til de personer der har godkendelser som er sendt for mere end 3 dage siden, og endnu ikke er godkendt.  "Rykkeren" sendes fra listen "Afventer Godkendelse". Klik på knappen "Gensend Godkendelsesmail" for at få vist en liste med de email-adresser, som SMARTbilag sender til. Hvis feltet ikke er udfyldt, er systemet som standard indstillet til 7 dage. 
  
  
• Afvent betaling:  Hvis du aktiverer denne, vil beløbet ikke blive medtaget i betalingsforslag ved bogføring - du kan se, at der sættes der et flueben i feltet Afvent betaling.

• Leverandørmoms. Hvis denne er valgt benyttes kreditor momsopsætning på finanslinjerne.

• Opdater kreditorpolysninger: Hvis denne er valgt, og OCR er aktiveret vil der ved overførsels til finanskladden blive tjekket for om OCR indeholder FIK betalingsoplysninger, og spørge om disse skal opdateres på leverandørkortet. (Kræver at leverandør er angivet)

• Ved Send godkendelses email angiver du, hvordan SMARTbilag skal sende emails til godkender. Det kan være "Straks", eller et defineret tidspunkt, hvor der sendes en samlet mail pr. dag pr. godkender. Denne mail indeholder en liste med samtlige bilag, som godkenderen skal godkende.

Kladde

• Under Finanskladde  vælger du, hvilken kladde du vil bruge som standard til bogføring af bilag, og når du åbner finanskladden fra SMARTbilag.
• I Standard posteringstekst kan du benytte føgende tags: %1 = SMART bilag ID og %2 = e-mail emnetekst og %3 indsætter 'Dokumenttype' + nummer, og %4 = Beskrivelsen fra første konteringslinje. 
• Kreditornavn på finansposter - aktiver denne for automatisk at få indsat leverandørnavnet som posteringstekst.
• Udlæg. Hvis OCR er aktiveret og dokument type er sat til"Receipt", bliver dokumenttypen automatisk ændret til expense/udlæg. Udlæg overføres altid til Business Central uden kreditor, og med positiv fortegn til kladden. Modkonto og modkontotype for udlæg vil blive udfyldt ved overførsel til kladden.

SMART bilag bruger/finanskladdeopsætning

Finanskladdetype og finanskladdenavn kan styres individuelt pr. bruger. Hvis det er foretaget en opsætning på brugerniveau, vil denne blive anvendt i stedet for eventuel opsætning foretaget i Kladde. 

• Under Bruger ID vises de brugere, der har adgang til regnskabet.
• Vælg bruger
• Angiv Kladdetype og Kladdenavn.

Standard godkender

• Hvis E-mail Godkender 1 og E-mail Godkender 2 er udfyldt, oprettes de automatisk som godkendere på de bilag, der modtages/uploades.
• Er "Autosend til 1. godkender" aktiveret, bliver godkendelses e-mailen automatisk sendt til 1. godkender, og automatisk videresendt til en eventuelt 2. godkender.

Webgodkendelse

I gør det muligt for en webgodkender at se en dimension, og vælge en Dimensionsværdi ved oprettelse af konteringsforslaget, ved at aktivere Dimensionen.